Utskriftsvennlig versjon

Oppgåvefordeling

Organisering av oppgåvefordeling mellom arkivpersonale, sakshandsamarar og leiarar i felles sak/arkivsystem WebSak

Arkivtenesta har ansvar for å;

  • motta, opne, sortere, stemple, journalføre og scanne all inngåande post
  • opprette nye arkivsaker i samband med journalføring
  • kvalitetssikre at sakshandsamar si registrering er korrekt
  • kontrollere forfallslister og sende restanselister 4 gonger i året
  • kvalitetssikre arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringar, samt det fysiske arkiv
  • betene utlån frå arkiv/depot
  • arkivera
  • journalføra eigenproduserte dokument
  • frankera utgåande post

Sakshandsamar har ansvar for å;

  • Levere personleg adressert post som er arkivverdig(papirdokument, telefaks, e-post, sms/mms osv) til tenestetorget for journalføring
  • Ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av sakshandsamarsystem/fagsystem
  • Kontrollera at riktig offentlegvurdering er gjort
  • All dokumentproduksjon skal føregå i arkiv/fagsystem
  • Avskrive inngåande og interne dokument som er handsama
  • Levere fysiske kopiar til tenestetorget av alle eigenproduserte dokument
  • Utgåande brev i konvolutt og leverast til tenestetorget for frankering
  • Avslutte arkivsaker etter kvart som dei er ferdig handsama

Leiar har ansvar for å;

  • gjennomgå og fordela post til rett sakshandsamar
  • gjennomføra offentleghetsvurdering
  • sjå til at restanselister vert fyld opp
  • bidra til at krava til dokumentasjon av handsaming vert ivareteken
Laster...